Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Manajemen Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)
1. Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi.
1.1 Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
2. Persaingan Dunia
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4. Batas waktu yang Singkat
5. Kendala kendala Sosial
1.2 Kemampuan komputer yang semakin baik
2. Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
2.1. Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
2.1.1 Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.
2.1.2 Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
2.2 Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.
Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
2.3 Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
2.3.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.
2.3.2 Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)
2.2.
2.2.1. Subsistem dan Supersistem
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem.
2.2.2. Jenis-jenis Sistem
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan (tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).
Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi untuk mewakili sistem fisik.
2.3. Sistem Perusahaan
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.
Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.
Pandangan Sistem ini,
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
3. Data dan Informasi
Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.
4. Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
o Perangkat keras (hardware)
o Perangkat lunak (software)
o Prosedur
o Orang
o Basisdata
o Jaringan komputer dan komunikasi data
5. Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
5.1 Fokus Awal pada Data
Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
5.2 Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.
5.3 Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.
5.4. Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
5.5. Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

 Fokus Awal pada Data

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

•  Fokus pada Informasi

Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

•  Fokus pada Pendukung Keputusan

Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun.

•  Fokus pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

•  Fokus pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.

PERANAN MANAJENEN DALAM PENGOLAHAN MANAJEMEN INFORMASI

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Menurut Malayu S. Hasibuan, Manajer adalah sumberdaya pokok serta titik sentral setiap aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan. Manajer harus mengutamakan tugas, tanggungjawab, dan membina hubungan yang harmonis baik dengan atasan maupun dengan bawahan. 

Manajer perusahaan adalah seorang yang memiliki tanggung jawab yang besar untuk seluruh bagian pada suatu perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya dan harus mempunyai wawasan yang luas. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa sektor yang dipegangnya. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.

Tingkatan manajer

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas :

• Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

• Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

• Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

TUGAS MANAJER PERUSAHAAN

Salah satu tugas atau peran seorang majaner yaitu harus bisa mengatasi konflik yang ada dalam suatu organisasi yang dipimpinnya sehingga setiap konflik itu dapat diselesaikan dengan baik dan tidak ada yang merasa dirugikan. Posisi manajer menjadi sangat krusial bila Direktur atau Deputy dan diharapkan mempunyai peranan dalam meningkatkan serta menjaga keseimbangan dalam suatu organisasi. Seorang manajer dalam melakukan tugasnya menjamin ketersediaan, keakuratan, ketepatan, dan keamanan informasi serta pengaturan organisasi yang baik serta dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi, sekaligus meningkatkan eksistensi organisasi di tengah-tengah lingkungannya. Keberhasilan menjalankan tugas ini mensyaratkan manajer mempunyai kemampuan multi disiplin, seperti dalam bidang : teknologi, bisnis, manajemen, serta kepemimpinan.

Menurut Malayu S. Hasibuan  tugas-tugas manajer adalah:

1. Managerial cycle atau siklus pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.
2. Memotivasi, artinya seorang manajer harus dapat mendorong para bawahannyauntuk bekerja giat dan membina para bawahan dengan baik dan harmonis.
3. Manajer harus berusaha memenuhi kebutuhan para bawahannya.
4. Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahannya mendapatkan kepuasan dalam pekerjaanya.
5. Manajer harus berusaha agar para bawahannya bersedia memikul tanggung jawab.
6. Manajer harusmembina bawahannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.
7. Manajer harus membenahi fungsi-fungsi fundamental manajemen secara baik.
8. Manajer harus mewakili dan membina hubungan yang harmonis dengan pihak luar.

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Menjadi seorang manajer memang bukan perkara mudah,perlu betahun-tahun pengalaman dan jam terbang serta bidang keilmuan yang mencukupi yang bisa menjadikan ia pantas disebut dan diangkat menjadi seorang manajer. seorang manajer harus mampu untuk mengatasi masalah dan mampu untuk meramalkan kejadian yang akan terjadi bila sebuah keputusan diambil. Di dalam suatu perusahaan tidak memiliki manajer maka bisa dipastikan bahwa perusahaan tersebut akan bangkrut karena proses manajemen dalam perusahaan tersebut tidak berjalan,walaupun simber daya alat dan infrastrukturnya legkap namun apabila tidak ada yang mengatur maka hal itu tidak akan ada artinya oleh karena itu peran manajer sangatlah vital.

Seorang manajer harus memahami identitas dan khususnya karakter dari bawahanya,misalnya kemampuan komunikasinya,keagresifan dalam bertanya,kadar emosi bawahanya,dan pengetahuan tentang suatu masalah,hal ini menjadi penting karena untuk memperkecil distorsi informasi ketika majnajer akan mendengarkan dan merespon usulan atau apresiasi yang disampaikan oleh bawahanya
Seorang manajer harus memahami apa yang disampaikan bawahan termasuk dalam hal isi dan tujuan penyampaian aspirasi,dengan semakin paham maka komunikasi akan semakin lancar sehingga tidak akan ada multitafsir yang akan menggaburkan komunikasi